Planification de chantier

Comment planifier mes chantiers en vérifiant la disponibilité de mes équipes ?

Force est de constater que dans le secteur d’activité du BTP, la principale problématique est la planification des équipes sur les chantiers. L’objectif ?

Permettre aux conducteurs de chantiers de voir en un coup d’oeil les équipes disponibles pour un nouveau chantier à planifier.

Pemettre également au dirigeant de voir le bon remplissage du carnet de commandes et de lancer une prospection commerciale au besoin.

Permettre de gérer la problématique de la disponibilité des engins pour une période sur un chantier.

Si mon entreprise est spécialisée dans le gros oeuvre, permettre de gérer la réservation des transports d’engins sur les chantiers est un complément à la planification des équipes.

Retour d'expérience

Comment cette société a amélioré sa procédure planning transport ?

Notre client est une société spécialisée dans la fabrication et la pose de charpentes. Elle bénéficie d’une solide expérience et d’un bureau d’études reconnu partout en France.

Une entreprise déjà bien organisée par ses conducteurs de travaux qui ont mis en place des procédures de planification Excel. Une fois complétés par différents acteurs, ces fichiers sont exportés en PDF et envoyés aux différentes personnes concernées.

Cependant, ces outils ne permettent pas :

un travail organisé en étapes de validations
une gestion des droits utilisateurs en fonction de leur poste
un accès en dehors de l’entreprise et en mobilité

Fonctions e-ASY nécessaires au projet

Module de planification

Les conducteurs de travaux visualisent les transports réservés, à confirmer, confirmés pour un mois, une semaine ou un jour particulier.
En focalisant sur une semaine, le conducteur voit en un coup d’oeil les créneaux disponibles pour de nouveaux transports.
Il crée une nouvelle réservation, l’agenda est mis à jour en temps réel.

Profils utilisateurs

Les conducteurs de travaux, responsables planning et administrateurs n’ont pas les mêmes accès à l’application.
Chaque profil ne voit que la donnée utile et ne peut modifier que les étapes du cycle de validation qui lui sont affectées.

NOTIFICATIONS

Le module de notifications alerte les différents profils par messagerie interne à e-ASY et / ou par email en fonction du besoin.
Une fois que le conducteur de chantiers a créé une nouvelle réservation, les responsables planning sont alertés. Ceux-ci sont alors en charge d’affecter le chauffeur du transport.
Puis, le conducteur de travaux reçoit une notification lui demandant de confirmer le transport.

Workflow

Le module workflow permet de créer des étapes et d’affecter la validation d’une étape à un profil d’utilisateurs ou à un utilisateur en particulier. 3 étapes sont nécessaires au projet de planification de transports :

création d’une réservation par un conducteur de travaux
confirmation d’un chauffeur par un responsable planning
confirmation du transport par le conducteur de travaux

PASSERELLE de données

Les chantiers sont gérés par un outil externe à e-ASY. Pour éviter la double saisie dans cet outil puis dans e-ASY, nous avons réalisé une passerelle de données qui alimente automatiquement e-ASY à partir de l’outil.
C’est une prestation sur mesure complémentaire réalisée par nos services en traitement de la donnée. La fourniture d’une API publique e-ASY simplifie grandement le travail.

Bénéfices de la solution suite à la mise en place de l'application planification

Gain de temps

La gestion calendaire en Excel n’est pas native et demande donc un travail de reproduction du calendrier à la semaine. Dans e-ASY, un agenda est affiché à l’écran, les réservations sont directement visibles dans les bonnes cases.
Le cycle de validation souhaité n’est pas réalisable avec Excel et demande une coordination d’un collaborateur pour indiquer aux conducteurs de travaux et aux responsables planning les transports à valider, confirmer.
La mise en place d’un processus de lean management, à l’aide de la fonction workflow e-ASY, optimise et améliore les échanges entre les équipes.

SÉCURITÉ DES PROCESSUS

Cycle de validation : La mise en place d’un cycle de validation bloquant sécurise la véracité des réservations contrairement au fichier Excel qui peut être modifié par n’importe quel collaborateur. La force d’un tel processus est le cloisonnement des taches et des données en fonction des différentes fonctions des collaborateurs dans la société.
Traçabilité : Les informations sont centralisées dans une véritable base de données. Ainsi, il n’y plus de risque de perte d’informations, plus de papiers égarés. Les données sont saisies directement sans être transformées ou interprétées.